SOHVA Tie mielen hyvinvointiin Oy potilasrekisterin tietosuojaseloste
Pvm: 26.08.2024
Verkkosivustomme osoite on: https://sohvalle.fi/
1. REKISTERINPITÄJÄ
SOHVA Tie mielen hyvinvointiin Oy
Y-tunnus 3417474-6
Pursimiehenkatu 31A 202, 00150 Helsinki
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Antti Eerola
Pursimiehenkatu 31A, 00150 Helsinki
3. REKISTERIN NIMI
SOHVA potilasrekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
SOHVA Tie mielen hyvinvointiin Oy potilasrekisterissä olevien potilastietojen käsittely lakiin tai rekisteröidyn suostumukseen.
Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:
- Potilaiden/asiakkaiden tutkiminen ja hoito (suunnittelu, toteutus ja seuranta)
- Käytettyjen palveluiden laskutus ja perintä
- Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
- yrityksen toiminnan tilastointi-, seuranta- ja kehittämistarkoituksiin.
Käsittelemme henkilötietoja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja myös yrityksen lakisääteiden velvollisuuden, potilassuhteeseen perustuvan oikeutetun edun tai muun asiallisen yhteyden nojalla. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö, joista keskeisimmät ovat lueteltu tässä:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
Terveydenhuollon lainsäädäntö henkilötietojen käsittelyssä:
- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
- Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019)
- Kansanterveyslaki (66/1972)
- Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990)
- Asetus yksityisestä terveydenhuollosta (744/1990)
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (94/2022)
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021)
- Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
- Sairausvakuutuslaki (1224/2004)
- Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
Muu lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
- Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, ammatti, asiointikieli
- Rekisteröidyn työnantaja ja työpaikkaan mahdollisesti liittyvät terveysriskit.
- Rekisteröidyn hoidon järjestämistä, suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa varten tarpeelliset tiedot,
kuten esimerkiksi esitiedot ja tutkimuksen ja hoidon yhteydessä kirjattavat terveystiedot.
- Terveydenhuollon ammattilaisten kirjaamat muut rekisteröidyn hoidon kannalta välttämättömät tiedot.
- Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
- Rekisteröidyn hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja rekisteröidyn ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi.
- lausunnot
- toisilta toimintayksiköiltä tai toimijoilta (kuten työterveys) pyydetyt tarpeelliset tiedot
- lähetteet
- terapeutin tai psykologin kirjaamat tiedot
- fysioterapiaan liittyvät tiedot
- muut mahdolliset tarpeelliset tiedot.
6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Potilasasiakirjoilla on Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksessa (298/2009) määritellyt pitkät säilytysajat. Niitä säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Työterveyshuollon tutkimus- ja laskenta-aineisto ja tiedonkeruulomakkeet säilytetään 12 vuotta asiakirjan laatimisesta.
Ammattitauteihin ja niiden epäilyihin liittyvistä tutkimuksista muodostuvat asiakirjat säilytetään 20 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 100 vuotta potilaan syntymästä ja 10 vuotta hoidon päättymisestä.
7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista tietolähteistä:
- Rekisteröity itse.
- Hoitohenkilökunta ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.
- Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai
- ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
Yrityksen potilasrekisteriin kirjatut potilastiedot ovat salassa pidettäviä, ja yrityksen henkilökunnalla on niitä koskeva salassapitovelvollisuus.
Potilastietoja voidaan luovuttaa ainoastaan:
(i) rekisteröidyn suostumuksella; tai
(ii) nimenomaisen lainsäännöksen perusteella.
Yritys voi luovuttaa potilastietoja terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle sekä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu-, tilastointi-, ja valvontatehtäviä varten sekä Fimealle huumausaineseurantaa varten.
Lisäksi yritys voi luovuttaa potilastietoja alle kuvattuihin tarkoituksiin:
(i) Jatkohoitotilanteessa rekisteröidyn suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja rekisteröidyn yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
(ii) Rekisteröidyn tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa myös ilman rekisteröidyn suostumusta toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle, jos rekisteröidyllä ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada rekisteröidyn tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
(iii) Kansallinen terveysarkisto (KANTA-arkisto).
(iv) Rekisteröidyn kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle.
(v) Rekisteröidyn huoltaja, muu laillinen edustaja tai lähiomainen, jos rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa.
(vi) Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan rekisteröidyn lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto rekisteröidyn henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että rekisteröity kieltäisi tällaisen menettelyn.
Voimme myös luovuttaa tietoja luotonhallinnan ja maksamisen palveluntarjoajalle maksumuistutus- ja perintätoimenpiteitä vasten. Tällöin kuitenkin huolehdimme, että tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
• Emme pääsääntöisesti siirrä asiakasta koskevia henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle.
Voimme kuitenkin luovuttaa tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle nimenomaisella ja yksilöidyllä suostumuksellasi tai poikkeustilanteissa elintärkeän potilaan edun suojaamiseksi.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Yrityksen potilasrekisteriin tallennetut potilastiedot ovat lain nojalla salassa pidettäviä. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille.
Yrityksen potilasrekisteriin tallennettuja potilastietoja voivat käyttää ainoastaan rekisteröityä hoitavat tai hoitoon liittyviin tehtäviin osallistuvat yrityksen työ- tai toimeksiantosuhteessa olevat henkilöt.
Yrityksen johto antaa käyttöoikeudet potilasrekisteriin näille henkilöille siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä sitä edellyttävät.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
11 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot luovuttaa yrityksen osoittama terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä yrityksen potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan rekisteröidylle kirjallisena. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
yrityksen on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä yrityksen potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia yritystä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Tiedon korjaaminen ja käsittelyn rajoittaminen tapahtuu seuraavasti:
– Rekisteröity tekee korjauspyynnön ja käsittelyn rajoittamista koskevan pyynnön kirjallisesti ja osoittaa sen yritykselle kohdan 12 mukaisesti sekä lisäksi toimittaa pyynnön aina henkilökohtaisesti yrityksen toimipisteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tällöin varmentaa luotettavalla tavalla. Rekisteröidyllä tulee olla mukanaan voimassa oleva passi tai henkilökortti tai kuvallinen kelakortti henkilöllisyyden varmentamiseksi
– Jos rekisteröidyn vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on yrityksen potilasrekisterin tietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
– Mahdolliset virheelliset merkinnät siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään potilasasiakirjoihin.
11.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole
noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/.
11.4 KANTA-arkisto
Yritys on liittymässä KANTA-arkistoon. Liittymisen jälkeen syntyneet potilastiedot siirretään KANTAarkistoon ja rekisteröidyn tulee hallinnoida näitä tietoja OMAKANTA-järjestelmän kautta.
12 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sähköpostitse sohva@sohvalle.fi.
Yrityksen toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: SOHVA Tie mielen hyvinvointiin Oy / Tietosuoja; Pursimiehenkatu 31A 202, 00150 Helsinki
Yritys voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.